Logística-MENTE: Redescubriendo el almacén

El almacén (palabra que proviene del término árabe “Al Majzan” que significa depósito) es un local destinado al resguardo de bienes (ya sean materias primas, productos semi-elaborados o terminados). Normalmente se encuentran en cualquier tipo de empresa, ya sea de servicios o industrial. Muchas veces el común de la gente cree que sólo existen en la empresas industriales, pero qué es si no una farmacia en un hospital más que un almacén de remedios y equipos, o el tesoro de un banco (el almacén donde se guardan los billetes que el mismo consumirá en un período de tiempo).

Si bien como su nombre lo indica, el almacén está destinado a “almacenar” mercadería, lo cierto es que las operaciones básicas del mismo son cuatro: recepción de mercaderías, almacenaje propiamente dicho, preparación de pedidos y salida. Estas operaciones básicas pueden complejizarse en función de la operativa propia de cada almacén.

Después de la crisis del petróleo de la década del 70 las empresas comenzaron a analizar el éxito de los japoneses, y en especial el de Toyota, descubriendo las bondades del “just in time”. La filosofía básica del JIT no es otra que la de abastecer al canal de distribución sólo con lo que este requiere y en el momento adecuado, eliminando stocks intermedios superfluos desde el productor del componente más ínfimo hasta la línea de montaje final. La aplicación generalizada de este concepto indicaría que los antiguos almacenes tenían sus días contados, pero lo cierto es que aún hoy, en el grueso de las empresas, los almacenes tienen una importancia estratégica muy grande.

Cuando no es posible, ya sea por el tipo de industria, por el tamaño de la empresa, por el mercado, etc. trabajar con una filosofía JIT se comienza a analizar el papel que juega el almacén dentro de la operatoria logística de la empresa.

Y es en este análisis donde surge el dilema del almacén propio o del almacén tercerizado (ya sea compartido o bien de uso exclusivo pero operado por un tercero). Dejaremos, ex profeso, de lado la evaluación de decisiones como la automatización del almacenamiento ya que un tema que, en general, escapa a la lógica de una Pyme.

Históricamente los almacenes estuvieron in-house, es decir, eran parte de la empresa. Con el advenimiento de las subcontrataciones muchas empresas de transporte comenzaron a agregar servicios adicionales, uno de los cuales fue el de almacenamiento. Es en estas circunstancias cuando comienza a sopesarse la posibilidad de externalizar el almacén. Al margen de que el almacén sea interno o externo, los inventarios deben ser cuidadosamente manejados (debido a su importancia le dedicamos una nota separada).

La decisión de externalizar el almacén es política y, sobre todo, económica. Es política porque muchas veces es un área importante en la empresa pero que no forma parte del core business, por lo que puede tercerizarse sin mayores inconvenientes (siempre que se lo haga de una manera efectiva). Y es económica porque el fin último de la tercerización es optimizar los recursos.

El primer paso para tomar una decisión de tercerización es conocer cuánto costaría la misma operativa en un tercero, para poder compararlo con los costos actuales y determinar cual es la mejor opción. Para esto es necesario contactar con empresas que tengan disponibilidad de almacenamiento y solicitar un presupuesto.

El almacenamiento de productos está directamente relacionado con la clase de mercadería que la compañía procesa y/o comercializa. Normalmente las empresas de logística o almacenamiento “venden” servicios de depósito para productos palletizados, por lo que si se pretende manejar otro tipo de mercadería será más arduo conseguir el partner adecuado.

Hay varios elementos que se deben conocer al solicitar una cotización de este estilo, pero el principal es la cantidad promedio de pallets que se almacenarán. También es importante conocer la cantidad de referencias o ítems a almacenar y la estacionalidad de cada uno (de manera de poder conocer también las necesidades máximas de almacenamiento). Por último se debe tener en cuenta de que manera se recibirá la mercadería de los distintos proveedores (palletizada, a granel, etc.) y de que manera se efectuará el picking y las entregas, para que la oferta sea lo más ajustada posible a la realidad.

Normalmente se definirán los precios para almacenamiento (X $ por pallet/mensual, aunque es conveniente pactar precio por día si la fluctuación es marcada), y un precio por bulto manipulado, tanto para el picking y entrega como para la recepción.

Una vez que se han obtenido las cotizaciones y seleccionado la mejor opción, es hora de compararlas con los costos internos para poder tomar una decisión de una tercerización total (o parcial). Para evaluar correctamente las propuestas todos los costos internos deben estar incluidos: amortizaciones, salarios, mantenimiento de equipos, expensas, etc. Se deberá incluir también, si es necesario, los costos de transporte adicionales que pudieran ocasionarse por trabajar con un almacén externo.

Si los costos aconsejan tercerizar la actividad, es recomendable que la operación se planifique de una manera adecuada para que la misma interfiera lo menos posible en la operación normal de la compañía.

Si por el contrario la tercerización no es la alternativa adecuada, esto no implica que no se puedan efectuar mejoras dentro del almacén para que el mismo pueda afrontar sin problemas las necesidades futuras de la empresa, procurando mejorar su productividad y su nivel de servicio (con menos faltantes de stock y un menor tiempo de respuesta).

Algunas de las medidas a adoptar pueden ser las siguientes:

Optimizar la ubicación de las referencias en las estanterías, de manera que los productos A se encuentren más cerca de las salidas y evitar traslados innecesarios.