En los difíciles momentos que se viven actualmente, cuando la economía mundial está inmersa en un proceso de enfriamiento y de reducción de liquidez, las Pymes son las primeras empresas que sufren por la retracción del crédito. Y no lo sufren sólo porque los bancos no les facilitan los fondos necesarios sino porque también sus clientes comienzan a estirar los plazos de pagos y lo que es peor aún, en algunos casos, dejan directamente de pagar.
Es en estas circunstancias cuando debe actuarse con rapidez para lograr adaptar la situación de la empresa a un nuevo entorno económico más restrictivo, aumentando la productividad y tratando de reducir los costos y para obtener rentabilidad en un marco de menores ingresos.
En la cadena de abastecimiento de las empresas hay múltiples oportunidades para trabajar en la reducción de costos y en mejora de la eficiencia. A modo de ejemplo podemos citar:
• Mejoras de procesos operativos y/o administrativos
• Tercerizaciones
• Optimización del uso de recursos y materias primas
• Reducción de stocks
• Optimización de las compras
• Renegociación de condiciones de pago
Dentro de estas posibilidades debemos definir objetivos razonables y alcanzables en un horizonte de tiempo en el que sea factible cumplirlos.
Definir los objetivos implica que, también, se tenga que realizar un análisis de cierta profundidad en los procesos logísticos. Entre los interrogantes a plantearse seguramente aparecerán preguntas tales como:
• ¿Conozco los procesos con el detalle suficiente?
• ¿Cómo estoy midiendo su funcionamiento?
• ¿Los indicadores son los adecuados?
• ¿Están claramente definidos los responsables de los procesos?
• ¿Aprovecho la sinergia entre las operaciones?
• ¿Cómo utilizo, si lo hago, los sistemas de apoyo informáticos?
• ¿Qué procesos son factibles de tercerizar?
• ¿Qué conocimientos debe adquirir la empresa para llevar a cabo estos cambios?
El responder a estos interrogantes ayudará a fijar los límites dentro de los que se pueda trabajar. Una vez que se hayan definidos estos límites y teniendo en claro los objetivos, es factible comenzar con la tarea de reducción de costos.
Cómo se ha mencionado anteriormente es posible atacar el problema de los costos en diversas áreas, como por ejemplo:
Compras y abastecimiento
• Centralización de compras y unificación de fuentes de adquisición
• Elaborar especificaciones técnicas que permitan comparar productos
• Establecer una política de compras y de stock
• Aplicar la filosofía Just in Time en el abastecimiento, es decir reducir los tamaños de lote y aumentar la rapidez del aprovisionamiento.
• Analizar en profundidad los costos totales de la gestión de abastecimiento para tratar de reducirlos (costos de gestión de pedido, de almacenamiento del producto, de transporte, etc.)
• Establecer acuerdos con los proveedores para lograr:
o Combinar el plan de aprovisionamiento con su la producción del proveedor,
o Mantener un adecuado intercambio de información sobre necesidades (fechas de entrega, cantidades, calidad requerida, etc.)
o Mejorar la eficiencia de las entregas (procurar eliminar embalajes inútiles, identificación correcta para evitar que se pierdan los productos, etc.)
Depósito y distribución
• Estudiar posibles tercerizaciones en la distribución o en el almacén
• Mejorar el flujo de materiales, evitando cuellos de botellas,
• Implementar un sistema de almacenamiento basado en la rotación de los productos (ABC)
• Eliminación o reducción de los manipulados
• Maximización del m3 de transporte
• Optimización de rutas
Producción
• Análisis de todos los costos implicados en el proceso productivo (costo de materias primas, de mantenimiento, de estructura, etc.)
• Implementar sistemas de planificación de la producción
• Analizar los probables cuellos de botella en el proceso productivo
• Adaptar la producción a la demanda mediante la reducción de lotes y la mejora en el cambio de los utillajes
Una vez identificados los posibles focos de reducción de costos se debe fijar un procedimiento adecuado para implementar la mejora. Es importante que se comunique bien el porqué del cambio y que se espera obtener de él, para que quienes forman parte del proceso se sientan implicados y lo adopten como suyo. También es necesario que se busque una forma correcta de medir los cambios que se implementarán. De esta manera se podrá monitorear el procedimiento y ajustarlo en la medida en que haga falta para poder alcanzar el objetivo deseado.
La mayoría de las veces la suma de pequeños ajustes en distintos procesos y la eliminación de cuellos de botella resultan mucho más efectivos que un proceso completo de reingeniería.
Por último una cosa muy importante y que siempre hay que tener en cuenta: no se debe destinar esfuerzo alguno a hacer más productivas aquellas cosas que no es necesario que las sean realizadas internamente porque un tercero las hace mejor.
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