domingo, 15 de agosto de 2010

Mejorando la distribución

Cuando una persona recibe en su casa un producto que compró por internet está, sin saberlo, cerrando una etapa en la logística de la empresa productora del bien adquirido. La misma comenzó cierto tiempo antes cuando la mercadería salió de los almacenes del productor, sin importar dónde está el mismo (a la vuelta del domicilio del cliente o en China). Esta etapa que se ha completado no es otra que la distribución física.

La distribución física de un producto, o sea el transporte hasta el cliente final, representa habitualmente una parte sustancial de los costos logísticos de una empresa. Algunos estudios señalan que, sólo este ítem, implica entre uno y dos tercios del gasto logístico total. Por esta razón un sistema de distribución eficiente y lo más “barato” posible es el ideal de cualquier compañía.

Sin embargo, de un tiempo a esta parte los costos de distribución de las empresas aumentan día a día. Las causas de este fenómeno son múltiples: incremento en el precio de los combustibles, mejoras salariales en los conductores y los ayudantes, más tráfico lo que conlleva que una entrega requiera de más tiempo de viaje, etc. Durante el 2008, y según los datos publicados por FADEEAC, los gastos de distribución se incrementaron en un 34% siendo el incremento de costos más importante dentro de la cadena logística.

La perspectiva para el futuro es que este crecimiento de costos continúe, ya que si bien hoy el precio del petróleo parece estar controlado por la grave recesión mundial, en cuanto se produzca una aceleración en la demanda del mismo, los precios de los combustibles retomaran su carrera ascendente.

Al margen de estos costos, que podríamos denominar externos, ya que no son manejables por las empresas, existen también costos internos relacionados con las necesidades comerciales que encarecen aún más los transportes. Estos costos están motivados en la mayor exigencia de servicios por parte de los clientes (entregas en horarios determinados, necesidad de equipos especiales de transporte, etc.) y en los pedidos cada día más pequeños y con mayor frecuencia (de acuerdo con la filosofía “just in time” y acordes con la necesidad de toda la cadena de suministros de minimizar stocks).

Por esta razón es que las empresas, y en especial las Pymes quienes tienen siempre menores márgenes de maniobra, deben controlar permanentemente los costos de transporte.

Como la distribución está fundamentalmente ligada al mix de productos de la empresa y a la ubicación geográfica y los requerimientos de los clientes de la misma, estos factores serán claves en las definiciones económicas del servicio a prestar.

El mix de productos y servicios condiciona la forma de transporte. Este artículo está centrado en el transporte terrestre pero hay quienes tienen necesidades de otro tipo como el transporte marítimo o aéreo.

Dentro de este tipo de transporte existen 3 grandes categorías, a saber:

1. Paquetería o expreso: se envían bultos de pequeño tamaño y con múltiples destinos. El envío se puede medir por peso (kg) o volumen (m3).

2. Consolidado: cuando se envían cantidades más grandes y el número de clientes es menor. La unidad de medida habitual es el pallet.

3. Carga completa: normalmente se trata de entregas destinadas a pocos clientes, que implican la utilización total del medio de transporte (un camión, un semi, un contenedor, etc.) el viaje suele ser punto a punto.

Los costos unitarios son inversamente proporcionales, cuanto más pequeño es el envío que se efectúa, más cara la distribución. Si el negocio de la empresa fuese la venta de computadoras y tenemos distintos canales de distribución como ventas mediante telemarketing, redes de distribución y ventas en hiper y supermercados el costo por unidad entregada será sustancialmente menor en las entregas de carga completa que en el servicio de paquetería, donde se llega con la computadora directamente al cliente final.

Uno de las discusiones clásicas en este tema es si la distribución de una empresa debe ser propia o tercerizada. Es muy habitual que muchas empresas pequeñas y medianas tengan sus propios vehículos de transporte, ya sea un camión pequeño o una camioneta, para realizar algunas entregas y para abastecerse de ciertos productos. No está en el espíritu del artículo decantarse por una u otra alternativa, pero en cualquiera de las opciones que se elija, lo que debe primar es una utilización eficiente de los medios de transporte, no importando si son propios o ajenos.

Ahora bien, ¿cómo es posible mejorar esa eficiencia?.

En primer lugar la política de transporte debe estar en plena consonancia con la política comercial de la empresa. Se debe analizar el perfil de los clientes de la misma para comprender sus necesidades y adaptar la estrategia de abastecimiento del mismo en función de sus requisitos. Se debe determinar si se utilizan todas las categorías o si bien, por el tipo de productos y clientes conviene centrarse en sólo una. En este último caso también se logrará una mayor eficiencia operativa en el área de preparación de pedidos.

Una vez evaluado se deben seleccionar los proveedores adecuados para cada situación (especialmente si se trabaja dentro de las categorías 1 y 2). Es importante encontrar un proveedor que se adapte a las necesidades de la empresa. Por ejemplo: si las entregas están focalizadas en la Mesopotamia es preferible un proveedor fuertemente arraigado en la zona a un prestador nacional pero que no tenga una red tan buena y dúctil allí. De esta manera se evitarán transferencias entre proveedores que sólo hacen que el producto se demore en llegar al cliente.

Muchas veces las empresas olvidan que la distribución es uno de los sectores que con mayor frecuencia está en contacto con el cliente, por lo que es muy importante que tenga la calidad de servicio que este necesite.

Si el transporte se hace mediante empresas de paquetería o de consolidado se debe prestar una adecuada atención al embalaje, ya que normalmente la mercadería será manipulada en varias ocasiones y no siempre será tratada adecuadamente. Lo mismo ocurre con la documentación que la acompaña. Es importante tener en cuenta este tema especialmente si se requiere que parte de la documentación retorne por algún motivo (cobros, seguros, etc.).

Por último, si el transporte es de carga completa, ya sea en equipos propios o tercerizados, se deben tener en cuenta dos factores importantes: la ruta a seguir y la carga del equipo.

En primer lugar, un buen ruteo repercutirá en un menor costo de transporte tanto porque el transporte realizará menos kilometraje como porque se utilizará menos tiempo el vehículo.

Por otra parte la optimización de la carga redundará en un mejor aprovechamiento del vehículo, con el consiguiente ahorro de costos.

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